Todavía quedan fincas urbanas en Zaragoza que no recurren a un administrador para tratar los asuntos financieros, contables o administrativos de su comunidad. ¿Puede poner esto en peligro la estabilidad de la comunidad? Sí, si no se gestiona debidamente y con cuidado. Entre las funciones del administrador de fincas están gestionar, a petición de los propietarios, o por decisión de la junta, todos los trámites del día a día. Pero, ¿cuáles son el resto de obligaciones de un administrador? Veámoslo.
Desde reparaciones de averías, hasta elaboración de libros de cuentas, presentación de modelos de Hacienda y, por supuesto, la asistencia a las Juntas tanto ordinarias como extraordinarias que puedan y deban celebrarse. Son algunas de las obligaciones a las que tiene que hacer frente el administrador.
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LEY DE PROPIEDAD HORIZONTAL
Las obligaciones (y derechos) del administrador de fincas se recogen en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, que aquí reproducimos:
Artículo veinte.
- Corresponde al administrador:
- a) Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
- b) Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
- c) Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.
- d) Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
- e) Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
- f) Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.
¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES DE UN ADMINISTRADOR DE FINCAS?
Aunque, como especifica la Ley, las labores y límites de un administrador deberán ser fijadas por la junta, la máxima de su trabajo será asegurar una estabilidad financiera y la buena salud estructural del edificio. Por norma general, las funciones de un administrador de fincas serán encargarse de todos los temas administrativos, contables y fiscales de la comunidad.
Cuando se contraten los servicios de un administrador de fincas, la Junta deberá tener en cuenta, ante todo, la profesionalidad y experiencia de los posibles candidatos o candidatas e informarse bien de todos los servicios que ofrecen. Asimismo deberían de poder pedir un presupuesto personalizado y dejar claro cuáles son sus retribuciones y labores. A la par es imprescindible exigire eficacia y profesionalidad.
El administrador deberá asegurarse, desde el primer momento, de que los servicios que tenga contratados el edificio funcionen correctamente, llevará al día los libros de cuentas, y se encargará de solucionar todas las reparaciones que el edificio necesite.
Asimismo, deberá atender los requerimientos individuales de cada vecino, y trabajar como mediador si surgen problemas. Aunque hay que tener en cuenta que un administrador de fincas puede trabajar con 30 ó 40 comunidades diferentes. Por ello, también hay que respetar el tiempo que ofrezca a cada una.
QUÉ REQUISITOS DEBE REUNIR UN ADMINISTRADOR DE FINCAS?
Veamos también algunos requisitos que debe reunir un buen candidato a administrador de fincas:
- Experiencia en el sector: hay que elegir un administrador con experiencia que garantice una buena gestión. Los trámites burocráticos, las relaciones con los propietarios, o la preparación de libros de cuentas no se aprenden de repente.
- Conocimientos de contabilidad: es imprescindible que el administrador de fincas, y su equipo, tengan un manejo impecable de la contabilidad. En ocasiones hay que tratar con vecinos morosos, realizar controles de gastos, elaborar contratos civiles o mercantiles, o realizar facturaciones y cobros a la vez que se gestiona el patrimonio de cada propiedad.
- Disponibilidad y dedicación: es un deber del trabajador asistir a tantas juntas ordinarias o extraordinarias sean convocadas. También lo es preparar con antelación todos los temas que se traten en ellas, además de elaborar actas y ser capaz de crear un buen clima de convivencia entre los vecinos con discrepancias.
- Tener capacidad de resolución: a menudo pueden surgir problemas que generan gran cantidad de estrés, y que son difíciles de solucionar. Sin embargo, el administrador tiene que ser capaz de resolverlos a la mayor velocidad, poniendo todos los medios con los que cuenta. Por esta razón es importante tener un equipo de apoyo detrás.
- Tener una gran red de servicios: en relación con el punto anterior, es necesario poseer una red de apoyos de confianza. Esto nos permitirá resolver los problemas de los distintos vecinos, tanto a nivel particular como de comunidad. Si se rompe un grifo en una vivienda, puede suponer un problema para la comunidad pasado un tiempo. Por lo tanto es imprescindible dar soluciones que eviten daños mayores.
- Saber comunicar: a menudo hay que enfrentarse a vecinos conflictivos o morosos. Y el administrador defincas debe demostrar unas altas capacidades de comunicación que permitan llevar a buen término las disputas que puedan surgir.
- Estar colegiado: Aunque la profesión es de libre ejercicio en toda España, existen colegios de administradores que regulan el servicio que se presta a los ciudadanos. Es importante que el administrador de su finca esté colegiado, ya que es la forma por la que se obtiene el seguro de responsabilidad civil para ejercer dicha profesión.
- Conocimientos sobre administración: Los profesionales de este sector precisan, igualmente, de conocimientos relacionados con la gestión; administración pública o fiscalidad; entre muchos otros.
Ante todas las dudas que puedan surgir alrededor de esta figura, en Grupo Aserpaz somos expertos en la administración de fincas, ya que día a día gestionamos más de 150 comunidades. Si tiene alguna duda, puede ponerse en contacto con nosotros. Estaremos encantados de solucionarla.
