Para constituir una nueva comunidad de propietarios es necesario llevar a cabo una serie de pasos y solicitar ciertos documentos. Se trata de un proceso que puede resultar algo complejo, por lo que es mejor dejarlo en manos de un administrador de fincas colegiado. Os contamos qué documentación se necesita para constituir una nueva comunidad de vecinos y los pasos a seguir.
Declaración de Obra Nueva, División de la Propiedad Horizontal y Estatutos
Toda comunidad de propietarios debe contar en primer lugar con una escritura de obra nueva y división de la propiedad horizontal. Este documento es el título constitutivo y configura el edificio con sus diferentes componentes (pisos, locales, plazas de garaje, etc.), sus servicios e instalaciones y las correspondientes cuotas de participación de los pisos, locales, etc.
Los estatutos de una comunidad de propietarios son un documento al que los dueños de las viviendas y los locales comerciales de un inmueble deben acogerse obligatoriamente ya que en él se especifican cuáles son sus derechos y obligaciones.
Los estatutos de la comunidad de propietarios pueden venir incorporados inicialmente al título constitutivo o aprobarse posteriormente por la Junta.
Por consiguiente, hay que tener en cuenta que para la adecuada constitución de la propiedad horizontal es exigible la existencia del título constitutivo (ya que en caso contrario no se dividiría formalmente la propiedad en los diferentes elementos), mientras que los estatutos no son obligatorios.
Es importante recordar que los estatutos se deben aprobar por unanimidad y que se deben presentar en el registro. Si no se legalizan en el registro, no tienen efectos frente a otras terceros.
Junta y Acta de constitución
Se deberá celebrar también la primera Junta de Constitución, de carácter extraordinario, de la Comunidad de Propietarios y convocar a todos los vecinos (si no se hubieran vendido todas las propiedades, el promotor acudirá en nombre de aquellas sin vender).
El orden del día de la Junta no tiene que tener ningún contenido concreto. Se tratarán los puntos que se consideren relevantes. Aunque los básicos serán los siguientes:
- Aprobar la Constitución de la Comunidad.
- Elegir una Junta de Gobierno en la que se vote al presidente y, en su caso, vicepresidente, secretario y administrador de fincas (si lo hubiese).
- Autorizar a presidente o a administrador para la realización de todos los trámites necesarios para la constitución de la comunidad de propietarios.
- Aprobar el primer presupuesto (y las primeras cuotas) para poder atender los gastos que se generan en una comunidad.
- Aprobar la apertura de cuenta de la comunidad.
También se deberá especificar cuándo se celebrará la Junta Ordinaria y cada cuánto tiempo.
Actuaciones y documentación a solicitar en el registro de la propiedad para constituir la comunidad de vecinos
En el Registro de la Propiedad también tenemos que realizar algunos pasos. Primero el presidente o administrador deberá adquirir un libro de actas y llevarlo a legalizar al Registro. El proceso tarda unos días, cuando esté listo se deberá ir a buscar e incorporar el acta constitutiva, trámite necesario para poder solicitar el CIF de la Comunidad.
En esta misma institución se pedirá la escritura de obra nueva para futuras consultas y la solicitud de las notas simples de cada propietario.
Solicitud del CIF
El CIF es un documento imprescindible en cualquier comunidad para realizar todo tipo de acciones del día a día. Uno de los primeros pasos de una finca será solicitarlo. El presidente, o administrador si tiene poderes, deberá ir a la Agencia Tributaria y solicitar el nº CIF y la tarjeta asociada a él.
Elección del seguro de la comunidad
Otro de los primeros pasos será la elección, mediante votación en la primera Junta de propietarios, de una póliza para la comunidad de propietarios.
La Ley de Propiedad Horizontal no indica que sea obligatorio contratar un seguro en la comunidad de propietarios. Algunas comunidades autónomas sí regulan la obligación de tenerlo en vigor, sobre todo por posibles daños a terceros.
En Aragón, sin embargo, no hay normativa al respecto con lo que las comunidades no están obligadas a tenerlo. Aun así, es muy recomendable contratar una póliza que cubra daños a terceros, daños de agua, etc. La comunidad de propietarios ganará en tranquilidad ya que, hay que recordar que si la finca no dispone de póliza, los posibles daños tendrán que pagarse entre todos los propietarios, con las probables derramas que puedan conllevar.
Cumplimiento de la normativa de protección de datos
Es importante consultar con especialistas en la materia qué trámites y protocolos tiene que seguir la comunidad para cumplir la normativa sobre protección de datos con la finalidad de evitar sanciones.
Certificado electrónico para comunicaciones con la Administración Pública
Es preciso el certificado electrónico para recibir notificaciones de las administraciones públicas de forma telemática.
Contratación de trabajadores
Si la comunidad va a contratar directamente trabajadores es necesario su inscripción en la Seguridad Social como empresaria.
